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Carteira de empresas e prontuário

Como cadastrar as empresas uma a uma, atualizar o cadastro pela Receita e entender o prontuário.

A carteira é a lista de empresas que o escritório atende. Cada empresa tem um prontuário: a ficha cadastral, os responsáveis por setor e a linha do tempo de tudo o que foi feito. Os agentes usam a carteira para saber de qual empresa estão falando.

Hoje o cadastro é uma empresa por vez. Se você tem muitas empresas, abra um chamado e combine com a ApiceSoft como cadastrá-las. Não prepare planilha esperando importação. O Domínio exporta empresas em Excel; importação automática: a confirmar.

Cadastrar uma empresa

  1. Entre como gestor e abra Carteira e prontuário.
  2. Escolha Nova empresa.
  3. Preencha a razão social (obrigatória). Opcionais: CNPJ (14 dígitos), nome fantasia, regime, UF, responsável e observações.
  4. Salve. Repita para cada empresa.

Para tirar uma empresa da carteira, marque-a como inativa. O histórico fica guardado.

Atualizar o cadastro pela Receita

  1. Abra o prontuário da empresa. Ela precisa ter CNPJ.
  2. Escolha Atualizar pela Receita (só o gestor).
  3. O sistema consulta o CNPJ em fonte pública e preenche: CNAE principal e secundários, município, UF, porte, natureza jurídica, situação cadastral, data de abertura, capital social e sócios.
  4. Se a situação cadastral ou o CNAE mudou, a mudança fica na linha do tempo.

O agente Cadastro e Prontuário faz essa conferência semanal nas empresas sem atualização há mais de 30 dias e avisa o responsável se algo relevante mudou.

O que tem no prontuário

  • Ficha da empresa: os dados acima e as observações.
  • Responsáveis: uma pessoa por setor (Fiscal, Contábil, DP, Legalização e Suporte) e os gestores de cada setor. Eles recebem os avisos da empresa.
  • Linha do tempo: as 60 últimas entregas, análises, alertas e notas.
  • Tarefas: as 30 últimas tarefas da empresa.

Definir responsáveis

  1. No prontuário, escolha Definir responsáveis.
  2. Para cada setor, escolha uma pessoa do escritório ou informe nome e e-mail.
  3. Para remover, deixe o setor vazio e salve.

Os gestores por setor são definidos para o escritório todo (em Configurações).

Adicionar uma nota

Qualquer pessoa do escritório pode registrar uma nota na linha do tempo (título e conteúdo, opcionalmente o setor). Não coloque senhas nem dados que não precisem estar ali.

O usuário comum não vê os botões Nova empresa, Editar, Atualizar pela Receita nem Definir responsáveis: peça ao gestor.

Atualizado em 09/11/2026